التنظيم الداخلي و الشكل التنظيمي للعلاقات العامة
" التنظيم الداخلي و الشكل التنظيمي للعلاقات العامة "
أولا – ليش هناك
تنظيم أفضل أو تنظيم نمطي للعلاقات العامة بالمنشأة حيث يختلف هذا التنظيم من
منشآة إلى أخرى –
·
العوامل التي تتحكم في الشكل التنظيمي للعلاقات العامة :
1- حجم الجماهير :
العامل الأول حجم و
عدد الجماهير التي تتعامل معها المنشأة من موظفين و عملاء و غيرهم – فكل ما زاد
حجم الجماهير التي تتعامل و تتواصل بالمنشأة
كلمان كان ذلك سبب في وجود إدارة بحجم كبير تتناسب مع عدد الجماهير - , و
كلما توسعت الإدارة في أنشطتها و موظفيها .
2- طبيعة عمل المنشأة :
يختلف تنظيم العلاقات
العامة في منظمات الخدمات المرافق العامة عنها في المنظمات الإنتاجية
فمنظمات الخدمات و
المرافق العامة تتعامل مباشرة مع الجماهير مما يؤدي إلى إعطاء أهمية خاصة إلى
إدارة العلاقات العامة , و من خلال طبيعة العمل فعمل المنشأة يفرض عليها أن تهتم
بالعلاقات العامة فمثلاً " مؤسسات الخدمات كالمصارف و الفنادق و المطاعم و
شركات النقل و غيرها " تجدها بحاجة
أكبر إلى هذه الإدارة .
3- مدى إهتمام و إيمان
الإدارة العليا بإدارة العلاقات العامة :
عندما تؤمن و تهتم و
تقدر الإدارة العليا بجهود و وظيفة العلاقات العامة فستعطيها الصلاحيات و الأدوار
المهمة و المساحة لتعمل و تنجز بكل مرونة و راحة .
4- توفر الإمكانيات
المالية و البشرية للمنشأة :
الإمكانيات المالية و
البشرية لها دور أساسي في تطوير إدارة العلاقات العامة و إعطائها المكانة و الحجم
التي تليق بها و ستتمكن الإدارة من إنجاز الأعمال و الأنشطة بسهولة و سرعة .
5- مدى الإنتشار
الجغرافي للمنشأة :
المنشأة التي لها
فروع في أكثر من منطقة تحتاج إلى هيكل تنظيمي مختلف فعندما تكثر الفروع و تنتشر
المنظمة جغرافيا لابد و أن توضع إدارة العلاقات العامة في الهيكل التنظيمي بشكل
يلائم هذا الانتشار الجغرافي للمنظمة .
" أما من حيث موقع الجهاز التنظيمي للعلاقات العامة على الهيكل
التنظيمي للمنشأة فكلما اقتربت من الإدارة العليا كلما أعطاها نفوذاً و قوة "
فالعلاقات العامة لا
تختص بإقامة و تحسين العلاقات مع الجمهور الخارجي فقط و لكنها تهتم بتحسين
العلاقات في الشركات الكبيرة مع الجمهور الداخلي ..
· * أوضاع الهياكل التنظيمية ..
أ-
منظمات صغيرة الحجم
ب-
منظمات متوسطة الحجم
ت-
منظمات كبيرة الحجم
الوضع الأول :
يبين التنظيم الداخلي
للعلاقات العامة في المنظمات صغيرة الحجم و تتبع دائرة العلاقات العامة ثلاث أقسام
هي : قسم المطبوعات و النشر , قسم العلاقات مع المجتمع , و قسم الإعلام
الوضع الثاني :
يبين التنظيم الداخلي
للعلاقات العامة في المنظمات متوسطة الحجم حيث يتبع العلاقات العامة ثلاث دوائر و
كل دائرة تتبعها عدة أقسام
الوضع الثالث :
التنظيم الداخلي
للعلاقات العامة في المنظمات كبيرة الحجم يتبع العلاقات العامة عدة دوائر كل دائرة
يتبعها العديد من الأقسام
· * أساليب تنظيم أقسام العلاقات العامة :
1- وسائل الإتصال :
توزيع مهام الأقسام
وفق هذا الأسلوب على أساس وسائل الإتصال " إذاعة تلفزيون وسائل تواصل
إجتماعي "
2- فئات الجماهير :
يتم توزيع مهام
الأقسام وفق هذا الأسلوب على أساس نوع الجماهير التي لها علاقة بالمنشأة مثلاً قسم
الإتصال بالمساهمين و آخر بالعملاء و الموردين .
3- الأساس الوظيفي :
يتم توزيع المهام على
نوع الوظيفة أو المهام فيكون هناك وحدة التصوير و وحدة التحرير و وحدة الإخراج
4- الأساس الجغرافي :
يتم توزيع مسؤوليات
الاقسام على أٍساس التوزيع الجغرافي فمثلاً قسم أو وحدة الاتصال بالعملاء في منطقة
الشرق الاوسط و وحدة الاتصال بالعملاء في أوروبا
· * مزايا إنشاء جهاز داخلي للعلاقات العامة :
1- المعرفة بشؤون
المنشأة و الإلمام بما يجري فيها مما يجعل موظفين العلاقات الهامة قادرين على
تسليط الضوء على أعمال المنشأة و إبراز نشاطاتها , و تظهر أهمية الجهاز الداخلي
للعلاقات العامة وقت الأزمات حيث لديهم المعلومات الدقيقة مما يسهل توفير
المعلومات بسرعة و في الوقت المناسب .
2- تكريس وقت موظفي
العلاقات العامة لأنشطتها و لأدء مهامها .
3- تعمل دائرة العلاقات
العامة كفريق متعاون يسعى إلى تحقيق أهداف محددة مم يوفر الثقة و العلاقات الجيدة
بين موظفي العلاقات العامة و الدوائر الأخرى
4- التواجد الدائم
لموظفي العلاقات العامة طوال ساعات العمل , فعندما تقع أي مشكلة أو طارئ يتواجدوا
في أسرع وقت لأخذ المعلومات و الحقائق .
5- يميل موظفي الشركة
إلى الخدمة الطويلة في شركتهم بصفة عامة مما يجعل موظفي باقي الدوائر أكثر ثقة بهم
فيسهل عليهم العمل .
غفران مكي
للتواصل ...Twitter & Insta : @Ghofran_makki
Snapchat : Ghofranmakki
Email : Ghofran_makki@hotmail.com
تعليقات
إرسال تعليق